包茎神経症 ほか
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2008/07/18
官公庁・自治体・独法：研修ニュース Vol.57
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インソースの小松です。
暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか？
このような暑い日が続くと、少しでも涼しくしようと
冷たいものを摂りすぎたり、薄着で過ごしてしまいがちですが、
健康のためにはあまり良くないそうです。
また、食事も夏の健康維持の大切なポイントです。
現代人は長時間冷房の効いた室内で過ごすことが多いので、
体を冷やす作用のある夏野菜よりは、
体を温める根菜類を積極的に摂った方がよいそうです。
私も先日、汗をかきながら根菜たっぷりの豚汁を食べたところ、
夏風邪がすっかりよくなりました。
働く意欲作りは、健康な体作りから。
みなさまも是非、食からの健康づくりお試し下さい。
さて、本日は、若手の文書指導に関する続編として、
「上司がビジネス文書を見るポイント」をお届けします。
【Today's Contents】────────────────────────
◆【メインコンテンツ】
≪第２回≫「上司がビジネス文書を見るポイント」
～『ビジネス文書指導で仕事力を高める！』（計２回）
http://www.insource.co.jp/interview/new_interview_contents.html#bunsho
◆【研修紹介】
≪新作≫「ビジネス文書研修カリキュラム」のご紹介
http://www.insource.co.jp/bunsho/bunsho_top.html
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01 ≪第２回≫「上司がビジネス文書を見るポイント」
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※前回のバックナンバー
http://www.insource.co.jp/interview/new_interview_contents.html#bunsho
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■書き手の立場が明確である
文章を書く上で、最も大切なのは、文書の書き手である
自分の立場が意識できているかです。
この視点が欠けているとどんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、
使えない文章となってしまいます。
実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は
文法がおかしいというより、自社の立場が分かってないという場合が
多いように思います。
部下に文書指導をする際には、必ず書き手（自社）の立場や
書く目的が何なのかをしっかりと確認する必要があります。
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■読み手の理解の流れに沿った文章を書く
内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる
文章が求められます。
例えば、稟議書や申請書など、日常目にしているものと
同じ順序・流れで書かれた文書が一番理解しやすいものです。
なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、
内容を整理しやすいからです。
例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」
「詳細内容」「費用対効果」 「リスク」「スケジュール」等が
順番に書かれていて、 一目でどういった内容なのかがわかります。
ですから、他の報告書を書く際にも、「稟議書や申請書と同じような
順番や論理構成であるか」 ということを意識して書くようにしましょう。
これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。
提案書を作る際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、
案件が取れる可能性は高まると言えるでしょう。
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■定型フォーム（雛形）を用いて文章を短時間で作成
とは言え、現場では、仕事に追われ、悠長に文書指導をしている
時間はなかなかありません。
すばやく文書を作成するためには、文書の作成方法を
標準化していく事が有効です。
日常の仕事は、日々、１００％新しいことを行っている
訳ではありません。
職場では、毎日似たような文書を、パソコンを使って
作成することが多いと思います。
ですから、職場全体で良く使うビジネス文書を分類し、
正しい定型フォーム（雛形）を作ってしまえば、
次回、文書を作成するとき、短時間で効率的に
ビジネス文書を作れます。
実際には、職場で決まった正しい雛形がなく、
毎回担当者が時間をかけて作ったり、前の担当者から引き継いだ、
間違った雛形を使っている事も少なくありません。
一例として、弊社が作成している雛形をご紹介させていただきます。
・お詫び状
http://www.insource.co.jp/claim/claimtaiou_owabijyo.html
・議事録
http://www.insource.co.jp/businessbunsho/syanai/bus_bunreishu_gijiroku.html
・社内報告書
http://www.insource.co.jp/businessbunsho/syanai/bus_bunreishu_syanaihoukoku.html
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■チェックシートを使って部下の文書を指導
管理職の方が現場で部下の文書をいちいち指導するのは面倒なことです。
部下の文章力をアップさせるためには、
部下に自分で考えさせることが必要です。
（指導しても、訂正した所をそのまま直してくる部下もいます）
部下の文書を簡単に評価し、問題点を自分で部下に
気づかせるためには、チェック項目を箇条書きしたチェックシートを用いて、
文書添削をするのが有効です。
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【ビジネス文書研修・公開講座】
《東京》８月６日（水）《大阪》８月２１日（木）「ビジネス文書研修」
http://www.insource.co.jp/bup/bup_bunsho1.html
《東京》８月２８日（木）「報告書の書き方研修」
http://www.insource.co.jp/bup/bup_bunsho3.html
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02 ≪新作≫「ビジネス文書研修カリキュラム」のご紹介
http://www.insource.co.jp/bunsho/bunsho_top.html
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７月１日（火）の『日経産業新聞』朝刊１５面の
「ビジネススキル欄」の「読まれる文書を作ろう」で
弊社「ビジネス文書研修」の要約演習や議事録作成演習が
取り上げられました。
※新聞記事の詳細はこちら
http://www.insource.co.jp/news/news.html#20080701
新聞掲載を記念しまして、本日は“リニューアル”いたしました
≪新作≫「ビジネス文書研修ラインナップ」をご案内いたします。
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これまで、インソースは、ビジネス文書研修の“パイオニア”として、
多数の企業様、官公庁様で多様な研修を実施してまいりました。
その結果、様々なお客様のニーズにお応えするかたちで、
「１文は４０字程度」「まず結論から書く」などの新人向けの文書の基本から、
現場で作成頻度の高い「報告書」・「議事録」・「提案書」・
「申請書」「稟議書」の書き方、さらには管理職向けの「ビジネス文書指導」に
至るまで多様な研修ラインナップを開発することができました。
ぜひ、数ある研修の中から、最適な研修プランをお選びいただければ幸いです。
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■研修の特長～「実践重視」「再現性重視」
１．現場ですぐに実践可能な内容
研修の最大の特長は、「実践」や「現場での活用」を重視している点です。
研修の場を離れても、仕事の現場で容易にその研修内容を思いだし、
仕事に活かしていただける内容となっています。
人事担当者様からも、研修終了後に、
「議事録・報告書が分かりやすくなり、部下とのコミュニケーションが
取りやすくなった」というご感想をいただくなど、
人事・研修ご担当者様に大変好評な研修です。
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２．ビジネス文書の“ルール”を身に付ける～明確に教えられてない事実を伝えます
ビジネスで書く文章には一定のルールがあります。
「１文は４０字程度」「文章はまず見栄え」などの基本から、
標題、記書きなどの「報告書」・「議事録」の文書構造に至るまで
演習を交えながら実践的に文章のルール・スキルの習得を目指します。
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３．ビジネスも学ぶ～文書が書けることは「仕事ができる事」そのもの
「君は文書が下手だね」は、「国語力がない」と「ビジネスが分かってない」との
二重の意味があります。国語力を向上させる訓練だけでは、
ビジネス文書は書けません。弊社のビジネス文書の研修が好評いただいているのは
、
ビジネスを教えられる講師が文書“も”教えている点です。
＋ ＋ ＋
４．ビジネスの現場に即した文書作成演習
自社や仕事に関連するプレスリリースなどの要約や、
E-mailや紙の文書での報告文の作成、議事録・稟議書の作成など、
現場に即した事例を通じてビジネス文書の作成演習を多数実施し、
“頭”とともに、“手”“体”でも文書作成スキルを体得していただきます。
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■ビジネス文書研修≪新作≫ラインナップ
☆１☆【新作】ビジネス文書研修～“議事録”の書き方を習得する編（１日間）
――――――――――――――――――――――――――――――――――
http://www.insource.co.jp/bunsho/bu_gijiroku.html
会議の話をまとめ、メモを作る過程。また、そのメモを意味の通る
文章にする過程。さらには、「表題」、「内容要旨」（会議の重要な内容を
３つ５０字程度でまとめる）、「詳細内容」（「内容要旨」の詳細説明）に
まとめる方法まで、豊富な演習を交え、徹底的に議事録の作成法を習得します。
■ＨＰノウハウ解説：「議事録の書き方」
http://www.insource.co.jp/kenshu/ke_gijiroku.html
＋ ＋ ＋
★２★【新作】ビジネス文書研修～“報告書”の書き方を習得する編（１日間）
――――――――――――――――――――――――――――――――――
http://www.insource.co.jp/bunsho/bu_houkokusho.html
“日時”“訪問先”“訪問目的”などの「状況説明」や、
重要な事柄を簡潔にまとめた「報告要旨」のまとめ方など、
相手の知りたいことを伝える「報告書」の作成法を
豊富な演習を交えながら習得します。
■ＨＰノウハウ解説：「報告書の書き方」
http://www.insource.co.jp/insource_bunsho/houkoku_by_insource.html
＋ ＋ ＋
☆３☆【新作】ビジネス文書研修～“稟議書・申請書”の書き方を習得する編（１
日間）
――――――――――――――――――――――――――――――――――
http://www.insource.co.jp/bunsho/bu_ringisho.html
文書の概要が一目で伝わる「表題」、箇条書きで簡潔にまとめる「申請事項」、
重要な事柄から３つ、各々５０字程度でまとめる「申請理由」に加え、
稟議書・申請書に必要な費用対効果、他社比較等の書き方を習得します。
＋ ＋ ＋
★４★ 企画書・提案書作成研修～標準版（１日間）
――――――――――――――――――――――――――――――――――
http://www.insource.co.jp/kanrisyoku/ka_teian1day_basic.html
研修では、「目的が明確」「世の中・人の役に立つ」「新味がある」などの
企画のポイントから、「本件実施のねらい」「実施事項」「詳細内容」
「費用対効果」「リスク」など、企画書・提案書をつくる際に
書くべき内容を理解します。
効果的な企画書・提案書の書き方を豊富な演習を交えながら習得します。
＋ ＋ ＋
☆５☆ 新人のためのビジネスＥメール研修（半日間）
――――――――――――――――――――――――――――――――――
http://www.insource.co.jp/shinjin/sh_email.html
ただでさえ誤解を生むＥメール！ 相手に失礼なことがないよう、
Ｅメールを使用するための注意点を学びます。
■ＨＰノウハウ解説：「Ｅメールの書き方」
http://www.insource.co.jp/present/pdf/e-mail_point.pdf
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※その他の「ビジネス文書研修・ラインナップ」
http://www.insource.co.jp/bunsho/bunsho_top.html
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